Ile czasu na zarejestrowanie dziecka? Wszystko, co musisz wiedzieć

Urodzenie dziecka trzeba zgłosić w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Dokument sporządza lekarz lub położna, a następnie przekazuje go do USC najpóźniej w ciągu 3 dni. Zgłoszenie jest bezpłatne i można je złożyć osobiście albo online, z uwzględnieniem zasad e-Doręczeń obowiązujących od 1 stycznia 2026 roku.

Ile dni jest na rejestrację dziecka?

Rodzic ma 21 dni od dnia wystawienia karty urodzenia na zgłoszenie narodzin w Urzędzie Stanu Cywilnego. Termin nie zaczyna się więc od dnia wypisu ze szpitala ani od momentu otrzymania dokumentu przez urząd. Liczy się data wskazana na karcie.

Kartę urodzenia wystawia osoba upoważniona do przyjęcia porodu – najczęściej lekarz albo położna. Szpital lub inna placówka przekazuje ją do właściwego USC w ciągu 3 dni od wystawienia. Bez tego dokumentu kierownik urzędu nie może sporządzić aktu urodzenia.

Jeżeli zgłoszenie nie wpłynie w ciągu 21 dni, kierownik USC sam wybierze imię dziecka i zarejestruje jego urodzenie na podstawie karty urodzenia.

Spóźnienie nie oznacza braku rejestracji dziecka, ale rodzice tracą możliwość samodzielnego wskazania imienia w zwykłym trybie. Kierownik USC wyda wtedy decyzję administracyjną, od której można odwołać się do wojewody w ciągu 14 dni.

Gdzie zgłosić urodzenie dziecka?

Zgłoszenie składa się w USC właściwym dla miejsca urodzenia dziecka, a nie dla adresu zamieszkania rodziców. Dotyczy to dzieci urodzonych w Polsce. W większych miastach szpital może wskazać, do którego urzędu przekazał kartę urodzenia.

Formalność można załatwić w urzędzie albo drogą elektroniczną. Wizyta osobista zwykle kończy się sporządzeniem aktu tego samego dnia, pod warunkiem że urząd ma już kartę urodzenia. Zgłoszenie internetowe jest rejestrowane w następnym dniu roboczym.

Rejestracja w urzędzie

Rodzic przedstawia dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport – i składa oświadczenia potrzebne do sporządzenia protokołu. Kierownik USC przygotowuje dokument zawierający dane dziecka i rodziców, a następnie rodzic go podpisuje.

W dniu zgłoszenia urząd może przekazać bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia, powiadomienie o nadaniu numeru PESEL oraz potwierdzenie zameldowania, jeśli dziecko zostało zameldowane. Adres zameldowania można wskazać podczas rejestracji.

Rejestracja przez internet

Do elektronicznego zgłoszenia potrzebny jest profil zaufany, e-dowód albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Od 1 stycznia 2026 roku komunikacja z urzędem w tej sprawie odbywa się za pośrednictwem e-Doręczeń. Rodzic musi więc posiadać adres do doręczeń elektronicznych.

Procedura obejmuje następujące czynności:

1. wejście na stronę usługi zgłoszenia urodzenia dziecka,
2. logowanie przez login.gov.pl,
3. uzupełnienie danych rodziców i dziecka, w tym imienia lub imion,
4. wskazanie sposobu odbioru dokumentów,
5. sprawdzenie formularza i podpisanie go elektronicznie.

Potwierdzenie wysłania zgłoszenia przychodzi na skrzynkę e-Doręczeń oraz adres e-mail podany we wniosku. Urzędnik może poprosić o wyjaśnienia albo uzupełnienie braków, dlatego warto sprawdzać wiadomości i podać aktualny numer telefonu.

Kto może zgłosić urodzenie?

Urodzenie zgłasza matka albo ojciec, jeśli mają co najmniej 16 lat i nie zostali pozbawieni zdolności do czynności prawnych. Sprawę może też prowadzić pełnomocnik, gdy dysponuje właściwym pełnomocnictwem.

Jeśli matka ma mniej niż 16 lat albo nie ma zdolności do czynności prawnych, zgłoszenia dokonuje przedstawiciel ustawowy lub opiekun matki dziecka. Urząd może zażądać dodatkowych dokumentów potwierdzających uprawnienie do działania.

Gdy rodzice nie są małżeństwem

Ojciec, który nie jest mężem matki, powinien wcześniej złożyć oświadczenie o uznaniu ojcostwa. Można je złożyć przed kierownikiem dowolnego USC, konsulem Rzeczypospolitej Polskiej albo sądem.

Matka musi potwierdzić to oświadczenie w ciągu 3 miesięcy od jego złożenia. Dopiero wtedy dane ojca mogą zostać wpisane do aktu urodzenia na podstawie uznania ojcostwa. Jeśli formalność nie została wykonana, ojciec nie załatwi samodzielnie pełnego zgłoszenia w tym zakresie.

Jakie dokumenty i opłaty obowiązują?

Przy zgłoszeniu osobistym trzeba mieć dokument tożsamości rodzica. Pełnomocnik okazuje pełnomocnictwo, a w niektórych sytuacjach także dokument poświadczony za zgodność z oryginałem.

Cudzoziemiec, którego akty stanu cywilnego nie znajdują się w polskim rejestrze, może zostać poproszony o zagraniczne dokumenty dotyczące stanu cywilnego matki. Dokumenty sporządzone w innym języku powinny mieć tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego.

Samo zgłoszenie urodzenia jest bezpłatne. Mogą pojawić się tylko opłaty poboczne – 5 zł za poświadczenie każdej rozpoczętej strony kopii oraz 17 zł za dokument potwierdzający udzielenie pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo udzielone małżonkowi, rodzicowi, dziadkowi, dziecku lub rodzeństwu nie podlega tej opłacie.

Co otrzymują rodzice po rejestracji?

Kierownik USC sporządza akt urodzenia, nadaje dziecku numer PESEL i dokonuje zameldowania, jeśli zostały podane wymagane dane. Rodzic otrzymuje dokumenty związane z tymi czynnościami.

• jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia,
• powiadomienie o nadaniu numeru PESEL, jeżeli numer został nadany,
• zaświadczenie albo potwierdzenie zameldowania dziecka, jeśli meldunek został dokonany,
• informację o sposobie odbioru dokumentów wskazanym we wniosku.

Dokumenty można odebrać osobiście, pocztą tradycyjną albo elektronicznie na skrzynkę e-Doręczeń. Wybrana forma wpływa na moment ich otrzymania, choć samo sporządzenie aktu podlega terminom opisanym wcześniej.

Jakie imię można nadać dziecku?

Rodzice mogą wskazać najwyżej dwa imiona. Imię nie może być ośmieszające, nieprzyzwoite ani zapisane w formie zdrobniałej. Dopuszczalne są imiona obce, niezależnie od obywatelstwa i narodowości rodziców.

Kierownik USC może odmówić przyjęcia imienia, jeśli uzna je za sprzeczne z ustawowymi wymaganiami. Wtedy sam wybiera imię, aby nie wstrzymywać rejestracji, a rodzice otrzymują decyzję administracyjną. Odwołanie do wojewody składa się za pośrednictwem kierownika USC w terminie 14 dni.

Podstawę postępowania stanowi między innymi Ustawa Prawo o aktach stanu cywilnego z 28 listopada 2014 roku oraz przepisy o ewidencji ludności, które regulują nadawanie numeru PESEL.

Co zrobić w przypadku martwego urodzenia?

Martwe urodzenie zgłasza się w ciągu 3 dni od wystawienia karty martwego urodzenia. Lekarz albo położna przekazuje ten dokument do USC w ciągu 1 dnia, lecz karta trafia do urzędu tylko wtedy, gdy lekarz ustalił płeć dziecka.

USC sporządza akt urodzenia z adnotacją o martwym urodzeniu. Nie tworzy się wtedy aktu zgonu. Jeżeli płci nie ustalono, lekarz może na wniosek osoby uprawnionej do pochówku wystawić kartę zgonu, która pozwala zorganizować pochówek bez rejestracji zgonu w USC.

Jakie formalności załatwić po otrzymaniu aktu?

Po uzyskaniu numeru PESEL rodzic powinien zgłosić dziecko do ubezpieczenia zdrowotnego. Termin wynosi 7 dni od nadania numeru PESEL albo od powstania nowego tytułu do ubezpieczenia, na przykład po rozpoczęciu nowej pracy.

Wniosek można przekazać pracodawcy, złożyć w ZUS przy prowadzeniu działalności gospodarczej albo załatwić w urzędzie pracy, gdy rodzic jest osobą bezrobotną. Rodzice wybierają też przychodnię, pediatrę i położną podstawowej opieki zdrowotnej.

Po spełnieniu warunków dochodowych rodzic może ubiegać się o becikowe w wysokości 1000 zł jednorazowo. Świadczenie jest zwolnione z podatku, a wniosek składa się między innymi w urzędzie gminy, ośrodku pomocy społecznej albo przez internet.